Bir tesiste elektromekanik sistemlerin yatırım maliyeti oldukça büyüktür, ancak tesis işletmeye alındıktan sonra sistemlerin uzun yıllar arıza vermeden maksimum verimle, minimum maliyetle, ekonomik olarak çalışması için gerekli olan periyodik bakımlar çoğu zaman ihmal edilmektedir.

Böylece, tesis kurulduktan belli bir işletme süresinden sonra arızalar baş göstermekte ve sadece arızayı gidermek için önlemler alınmaya çalışılmaktadır.

Çoğu zaman bakım yetersizliğinden dolayı tesiste oluşan plansız kesintiler verimliliğin azalmasına, tesisin zarara uğramasına ve kalitenin düşmesine neden olmaktadır. Tüm bunlara; bakım-onarım faaliyetlerinin belirli bir disipline bağlı kalınmaması sonucu meydana gelen arızalara ait, malzeme ve servis fatura bedelleri eklendiğinde kayıp her zaman tesis yönetimlerinin planladığından fazla olmaktadır. İşletme ve bakımların bir program dahilinde yürütülmesi ile tesislerde elektrik, su, yakıt, yedek parça, iş gücünün kullanımı gibi kalemlerde çok büyük miktarlarda tasarruf yapılabilir.

Ekipman tanımları
İşletme bakım yönetim sistemi ile makineler, kalıplar veya cihazlar takip edilebileceği gibi aynı zamanda forklift, binek otolar, ticari araçlar, bilgisayarlar gibi işletmelerin kullandığını tüm ekipmanlar da tanımlanarak takip edilebilir.

Ekipmanların alım bilgileri, sigorta bilgileri, ekipmandan sorumlu kişiler, ekipmanın fotoğrafı, ekipmanın yapmış olduğu yer değişiklikleri ve tüm detayları bilgi kartında takibi yapılabilir.

Ekipman yapıları tanımlanarak hangi ekipman hangi parçalardan oluştuğu izlenebilir ve parçalardan birinde meydana gelen bir arızanın hangi ekipmanları işlevsiz bırakacağını görmemizi sağlar. Böylece arızanın boyutu kolayca görülebilir.

Ekipmanın yıllık ve günlük kullanım süreleri, yıllık arızalı kaldığı süre, arızalanma periyodu bilgileri planlanan ve gerçekleşen olarak izlenebilir

Personel ve yedek parça bazında ekipmanın çıkardığı masraflar, yapılan bakımlar ve arıza bilgileri takip edilebilir

Ekipman için bakım veya arıza anında lazım olabilecek stok ve malzemeler ekipmanla ilişkilendirilerek ihtiyaç duyulduğunda bu malzemelerin temini garanti altına alınabilir.

Bakım türleri
Ekipman bakımları Dönemsel, Arızi ve Ölçüm Noktalı olmak üzere üç ana grupta toplanmıştır.

Dönemsel Bakım
Günlük, haftalık, aylık veya yıllık gibi belirli zaman aralıklarında periyodik olarak yapılan bakımlardır. İstenen zaman aralıklarına göre dönemler tanımlanır ve ekipmanlar ile ilişkilendirilir. Böylece bakım zamanı gelen ekipman için otomatik olarak bakım talebi oluşur ve bu talebe bağlı olarak da bakım işemri verilir. Planlaması yapılan bu bakımlar aynı zaman da takvim üzerinden de görsel olarak takip edilebilir. Bu sayede zamanı gelen bakımlarının unutulma ihtimali ortadan kaldırılmış olur.

Arıza Bakım
Arızi bakımlar, planlanan bakımların dışında herhangi bir arıza oluştuğunda uygulanan bakımlardır. Arıza oluştuğunda iş emri verilir ve ilgili kişiler gerekli ekipmanlar ve talimatlar ile anında arızaya müdahale edebilir. Oluşabilecek arıza türleri ve arızalar, arızaya müdahale edecek kişiler, uygulanması gereken talimatlar ve bulundurulması gereken yedek parçalar ekipman bazında önceden tanımlanabilir. Böylelikle arıza anında yapılması gerekenler bilindiği için arıza en kısa sürede giderilmiş olur.

Ölçüm Noktalı Bakım
Ölçüm Noktalı bakımlar, bazı ekipmanlar belli ölçüm değerlerine ulaştıklarında bakıma tabi tutulması gerekir. Araçlara belirli kilometrelerde yapılan bakımlar bu bakım türüne örnek teşkil edebilir. Yapılacak bakımlar, hangi ekipman, hangi ölçüm türüne göre ve hangi değere ulaştığında yapılacak önceden tanımlanır ve yapılan ölçümler sisteme girilir. Böylece ölçüm değeri bakım yapılması gereken değere ulaştığında otomatik olarak bakım talebi oluşur ve buna bağlı olarak bakım iş emri verilir.

Günlerin yoğunluğuna göre bakım yapılacak tarihi belirleme.
Her haftanın gün olarak iş yükü kolayca izlenebilir. Bu sayede bakım veya arıza iş emri verirken günler üzerindeki iş yoğluna bakılarak iş yükü boş olan günler tercih edilebilir.

İş emri verildiğinde stoklara otomatik rezerv koyma özelliği
Bakım veya arıza iş emri verildiğinde kullanılacak stoklara doğrudan rezerv konulabilir. Böylelikle işlem anında malzeme eksikliğinden dolayı işin aksama olasılığı minimuma düşürülür.

İş takvimi ve tatil günlerini belirleme özelliği
Aylık takvim üzerinde planlanan bakım tarihleri ve tatil günleri renkli olarak izlenebilir. Böylece bakım ve arıza çalışmalarından dolayı oluşabilecek zaman kayıplarını önlemek için bu işlemler tatil olan günlere kaydırılabilir. Ayrıca bakım yapılmaması gereken günler işaretlenerek bu günlere iş yüklenmesi engellenebilir. Tüm bu işlemler aylık takvim üzerinde yapılarak etkili ve kolay bir planlama sağlanmış olur.

Bakım ve arıza tipleri tanımlama ve talimat özelliği
Bakım ve arıza tipleri tanımlanarak, bakım ve arızlar kendi içinde sınıflandırılabilir. Ayrıca her bakım ve arıza için özel talimatlar tanımlayarak işlem anında nelere dikkat edilmesi gerektiği belirtilebilir.

Planlanmış bakımlardan otomatik talep ve iş emri oluşturma
Planlanmış bakımlardan otomatik olarak talep ve taleplerden de iş emri oluşturularak hızlı ve kolay bir kullanım sağlanmıştır.

Performans ve masraf takibi
Ekipmana ait günlük kullanım, yıllık kullanım, yıllık kayıp zaman, planlanan arıza periyodu, yıllık masraf bütçesi gibi bilgiler planlanabilir ve planlanan değerler ile gerçekleşenler karşılaştırılabilir. Ayrıca ekipmanlara yapılan masraflar, kullanılan yedek parçalar, hangi personel ne kadar çalışmış gibi bilgiler takip edilerek verimlilik en yüksek seviyelere çıkarılabilir.